传真机就象人一样，工作了一段时间后就要写总结，写报告，反馈意见等，而传真机反馈的是一些信息和传真机其他的一些系统信息，包括出错报告、日志报告、系统配置报告、功能列表、存储号码列表、安装帮助，这就是报告/参考系统。
出错报告：在传真发送或接收失败后传真机显示的相关错误信息，它可以帮助用户找到传真机工作失败的原因，正确的重新发送或者接收传真。日志报告：传真机在收发一定次数的文件后，将机器记录的工作结果打印出来，又称工作报告。这个报告对统计发送的文件相当有用处。大部分的传真机都具有这两项报告，而其他的报告并不是所有的传真机都支持。