对于档案馆来说，由于档案盒数量庞大，因而更希望在起止件号外再编制一个盒号，使上架排列和查找目标更为明确。设置盒号作为可选项目，主要是方便档案馆管理时进行档案盒排架、归位及统计等工作，这也是《归档文件整理规则》在简化机关档案室操作的同时，对档案馆管理需要的一种兼顾。
但盒号的作用应加以限制，不宜过分扩大。比如在机关档案部门，要实现档案调出后的归位，依据起止件号就完全可以做到，而无须再编制盒号，否则会使档号章的尺寸和项目设置、归档文件目录的格式、盒号的编制方法等变得复杂而又繁琐，且不便于部门整理及随办随归。